Direction  Мурманск    Consultant@4dz51.ru  Consultant@4dz51.ru    Phone  +7 (8152) 42-14-15

Сроки хранения документов: что изменится для бухгалтера 

Опубликован новый перечень сроков хранения документов, которые образуются в процессе деятельности организаций. Приказ Росархива действует с 18 февраля. Прежний перечень, утвержденный Минкультуры, больше не применяется.
Новшеств, с которыми придется столкнуться бухгалтеру, довольно много. Они касаются бухгалтеров не только коммерческих организаций, но и организаций госсектора. Рассмотрим наиболее значительные изменения.

Для всех организаций
Для коммерческих компаний 
Для бюджетников

Для всех организаций

Договоры

Изменились сроки хранения договоров и соглашений:
- договор дарения (пожертвования) имущества — "до ликвидации организации" вместо постоянного хранения;
- договор лизинга — пять лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу (ст. 97 нового перечня);
- документы по залогу недвижимости — 10 лет вместо постоянного хранения. Как и для лизинга, срок считают с момента истечения срока действия договора или выкупа имущества. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу;
- договор мены недвижимости нужно хранить до ликвидации организации, а не пять лет. Кроме того, уточнен момент, с которого отсчитывается этот срок. Им теперь является не только истечение срока действия договора, но и прекращение обязательств по соглашению;
- договор поручения — 15 или 10 лет в зависимости от вида имущества вместо пяти лет;
- договор кредита или займа с условием о залоге имущества нужно хранить 10 лет. Требование касается и документов, подтверждающих предоставление средств и исполнение обязательств должником. Это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров.
Паспорта сделок теперь нужно хранить 15 лет, а не постоянно. Новшество не затронуло кредитные организации: для них остался прежний 15-летний срок хранения.

Дебиторская и кредиторская задолженность
Срок хранения документов о дебиторской и кредиторской задолженности остался прежним — пять лет. Однако теперь появилось уточнение, что он применяется при условии погашения долга.

Счета-фактуры
На год увеличили срок хранения счетов-фактур: с четырех лет до пяти.

Зарплата и доходы физлиц
Документы о получении зарплаты нужно хранить шесть лет, а не пять. Это касается только случаев, когда у работников есть лицевые счета.

Срок хранения реестров сведений о доходах физлиц резко сократили: вместо 75 лет их нужно будет хранить всего пять.

Для лицевых счетов работников срок хранения тоже скорректировали. Прежний срок 75 лет остался только для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года. Если оно закончено после 1 января 2003 года, хранить лицевой счет нужно 50 лет.

Первичные документы
Срок хранения первичных учетных документов остался прежним — пять лет. Однако теперь норма содержит уточнение: если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу.

Расчет и уплата налогов и взносов
Закреплена обязанность пять лет хранить справки:
- об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов;
- о состоянии расчетов с бюджетом.
Кроме того, теперь есть прямая норма для расчетов по страховым взносам. И годовые, и квартальные документы нужно хранить 50 или 75 лет в зависимости от того, когда закончено делопроизводство.

Ранее существовало две статьи. Одна из них предусматривала, что годовые расчетные ведомости по страховым взносам в ФСС нужно хранить постоянно, а квартальные — пять лет. По другой для деклараций и расчетов авансовых платежей по пенсионным взносам был закреплен пятилетний срок, если есть лицевые счета. Однако было неясно, какие именно документы имелись в виду в обеих нормах.

Для коммерческих компаний

Основные средства
Документы о переоценке основных фондов и амортизации нужно хранить не постоянно, а пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов. Этот же срок установлен для документов об их списании.

Те же пять лет после выбытия имущества нужно хранить акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т.е. при передаче с баланса на баланс. По прежнему документу их следовало хранить постоянно.

УСН
Если организация или индивидуальный предприниматель применяет УСН, книги учета доходов и расходов должны храниться всего пять лет, а не постоянно.

Для бюджетников

Передача имущества собственником
Документы о передаче имущества в оперативное управление или хозяйственное ведение нужно хранить до ликвидации организации. Прежний перечень определял только сроки хранения переписки о передаче имущества. Ее нужно было хранить 10 лет, если экспертная комиссия не продлевала этот срок.

Экспертно-аналитические мероприятия
Проверяемая организация должна 10 лет хранить отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов. Такой статьи в прежнем перечне нет, но в нем установлена обязанность постоянно хранить документы по комплексным (тематическим) проверкам организации.

План ФХД
План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету. Сами сроки изменились:
- пять лет — по месту утверждения;
- постоянно — по месту разработки.
По прежнему перечню бюджетные сметы по месту утверждения и разработки нужно было хранить постоянно. Кроме того, не было отдельных положений для плана ФХД. На него распространялись общие требования к годовым планам организации — постоянное хранение.

Появились отдельные нормы для отчетов о выполнении планов ФХД: годовые нужно хранить постоянно, квартальные — пять лет, месячные — один год.

Гранты и субсидии
Отчеты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий нужно хранить всего пять лет. По прежнему перечню отчеты о выполнении грантов следовало хранить постоянно.

Документ: Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236

Долгосрочные договоры отражайте по новому стандарту 

С 2020 года учреждения, которые оказывают услуги или выполняют работы по договорам, должны применять новый стандарт. В нем установлена обязанность начислять доходы в момент заключения длительных договоров. Введены особые правила учета для учреждений-стройподрядчиков.
 
На какие договоры распространяется стандарт
Применяйте стандарт при отражении договоров подряда и возмездного оказания услуг, срок действия которых превышает один год. Их признают долгосрочными.

Стандарт можно применять к договорам, не относящимся к долгосрочным, если период исполнения приходится на разные календарные годы. Какие из них вы будете учитывать по стандарту, определите в учетной политике. Например, это могут быть договоры на значительные суммы, которые вам нужно отразить в текущей отчетности для обеспечения полноты информации в ней.

Не учитывайте по стандарту договоры, в которых цена установлена за единицу услуги (работы) и не указано общее количество таких единиц. В данном случае нельзя заранее оценить сумму доходов. Она определяется только по итогам периода, зафиксированного в договоре.

Не используйте стандарт при отражении безвозмездно оказанных услуг и выполненных работ, в том числе по госзаданию (муниципальному заданию).

Как отражать долгосрочные договоры, за исключением договоров стройподряда
Доходы начисляйте по счету 0 401 40 131 при подписании договора. Можно сделать это немного позднее, главное успейте до конца календарного месяца, следующего за месяцем подписания договора.

Проводку отражайте на всю сумму, указанную в договоре. Вторым счетом в двойной записи выбирайте счет 0 205 31 56Х.

Ежемесячно в течение срока действия договора переносите доходы равными частями со счета 0 401 40 131 на счет 0 401 10 131.

Если учреждение оказывает услуги (выполняет работы) неравномерно, вы вправе предусмотреть в учетной политике другой порядок определения части дохода, ежемесячно переносимой на счет 0 401 10 131. Например, можно рассчитывать ее исходя из объема оказанных услуг (выполненных работ), который документально подтвердит на конец месяца подразделение, ответственное за исполнение договора.

Одновременно с отражением доходов по счету 0 401 10 131 начисляйте НДС по счету 0 303 04 731 (если услуги и работы облагаются этим налогом).

Учтите, что дата отражения дебиторской задолженности по счету 0 205 31 56Х может не совпасть с моментом возникновения права требовать от плательщика оплату по договору. А дата признания кредиторской задолженности по счету 0 303 04 731 не всегда совпадает с моментом определения налоговой базы. При таких отклонениях остатки по счетам расчетов не соответствуют реально возникшим в отношениях с контрагентами требованиям и обязательствам.

Чтобы контролировать состояние расчетов с контрагентами, рекомендуем ввести по счетам 0 205 31 000 и 0 303 04 000 собственную аналитику в отношении предстоящих требований и обязательств. Когда требования и обязательства возникнут, переводите суммы по счетам на аналитику, предусмотренную для наступивших расчетов.

Как учитывать договоры стройподряда
Доходы начисляйте по счету 0 401 10 138 не реже чем на конец каждого квартала. Их величину определяйте в сумме по договору, исчисленной пропорционально выполненным работам или осуществленным расходам из сводного сметного расчета. Объем выполненных работ рассчитывает подразделение, ответственное за исполнение договора.

В корреспонденции со счетом доходов признавайте дебиторскую задолженность по счету 0 205 38 56Х.

По мере завершения этапов работ (работ) уравнивайте величину доходов, определенную расчетным путем, с суммами, указанными в актах выполненных работ или других первичных документах. Необходимые операции отражайте в учете так:

излишки списывайте со счета 0 401 10 138 проводкой, обратной той, которой начисляли данные доходы;
остатки дебиторской задолженности к предъявлению по счету 0 205 38 56Х переводите на счет 0 205 31 56Х;
недостающие суммы доначисляйте по счету 0 401 10 138 в корреспонденции со счетом 0 205 31 56Х.
НДС начисляйте и корректируйте по счету 0 303 04 000 одновременно с операциями по доходам.

В себестоимость включайте расходы по сводному сметному расчету, связанные с объемом работ, который выполнен в отчетном периоде. Затраты сверх сводного сметного расчета отражайте по счету 0 401 20 2ХХ "Расходы текущего финансового года". Суммы, истраченные в связи с предстоящими работами, учитывайте по счету 0 401 50 2ХХ "Расходы будущих периодов".

Доходы, себестоимость и расходы сверх сводного сметного расчета дополнительно отражайте на забалансовом счете 45 с соответствующей аналитикой.

До внесения изменений в инструкции к планам счетов недостающие счета — 0 205 38 000 и 45 — предусмотрите в учетной политике.

Как начать вести учет по новым правилам
Во входящих остатках на 1 января 2020 года отразите прошлогодние договоры, которые продолжают действовать в текущем году и на которые распространяется действие стандарта.

Суммы учтите в следующих размерах:

- доходы по счету 0 401 10 131 — в объеме услуг, оказанных по договору на конец 2019 года;
- доходы будущих периодов по счету 0 401 40 131 — в объеме услуг, которые предстоит оказать на начало 2020 года до окончания срока договора;
- дебиторскую задолженность по счету 0 205 31 56Х — в объеме доходов, начисленных по счетам 0 401 10 131 и 0 401 40 131 согласно первым двум пунктам;
- НДС по счету 0 303 04 731 — в той величине, которая соответствует доходам, начисленным по счету 0 401 10 131 (по услугам, облагаемым этим налогом).
Объем оказанных услуг оцените тем же способом, который будете применять в течение 2020 года при определении величины дохода текущего периода.

В аналогичном порядке отразите суммы входящих остатков в отношении работ, за исключением выполняемых по договору стройподряда. По последнему входящие остатки по доходам учтите по счету 0 401 10 138, а по дебиторской задолженности — по счету 0 205 38 56Х. Положенные суммы начислите также по забалансовому счету 45.

В расчет не включайте доходы, которые вы уже отразили в учете до начала 2020 года. К ним относятся суммы, начисленные:

- по абонементам;
- по выполненным этапам работ (услуг);
- по договорам, в которых указаны этапы исполнения, но невозможно определить дату передачи результата выполненных работ (оказанных услуг).
Проводки по изменению входящих остатков отразите в межотчетном периоде в корреспонденции со счетом 0 401 30 000. Остатки по счету 0 401 10 13Х спишите на счет 0 401 30 000.

Документы:
Приказ Минфина России от 29.06.2018 N 145н
Письмо Минфина России от 28.10.2019 N 02-06-07/84752

ФАС указала, когда проводить повторную госзакупку незаконно 

Заказчик провел электронный аукцион. Однако его признали несостоявшимся. Заказчик объявил закупку повторно и разместил в ЕИС извещение о запросе предложений в электронной форме (далее – запрос предложений). Участник первоначальной процедуры пожаловался, что такие действия безосновательны.

Заказчик пояснил, что был вправе провести повторную закупку, поскольку единственная заявка участника электронного аукциона не соответствовала документации.

При рассмотрении жалобы выяснилось, что данная заявка была отклонена неправомерно.

Контрольный орган не нашел оснований для повторной закупки и предписал устранить нарушения.

Документ: Решение ФАС России от 25.12.2019 по делу N 19/44/105/3599

Для заказчиков по Закону N 223-ФЗ могут ввести штрафы за просрочку оплаты при закупке у СМСП 

Правительство предлагает установить штрафы для заказчиков по Закону N 223-ФЗ при закупках у СМСП. Поправки к КоАП РФ внесены в Госдуму.

По проекту наказание грозит за нарушение срока оплаты товаров, работ, услуг по договору (его отдельному этапу). Должностные лица заплатят от 30 тыс. до 50 тыс. руб., а юрлица — от 50 тыс. до 100 тыс. руб.

Документ: Проект Федерального закона N 902432-7

Работодателям на заметку: полезные ответы онлайн-инспекции в январе 

Привлечение к дисциплинарной ответственности, совмещение, сокращение — по этим и другим темам Роструд дал разъяснения в январе на своем сайте. Мы сделали подборку ответов, которые помогут в работе специалиста по кадрам.

Обязательно ли письменно требовать от работника объяснение дисциплинарного проступка?

Необязательно, считают эксперты ведомства. Уведомить работника о необходимости объяснить причины нарушения дисциплины можно и устно.

Отметим, некоторые суды придерживаются противоположной позиции, например Верховный суд Республики Крым, Мосгорсуд.

Как показывает практика, лучше использовать все доступные способы связи с работником. Например, направить ему письмо (в том числе электронное), позвонить по телефону, написать СМС-сообщение.

Какие рабочие дни учитывать, если сотрудник при сменном графике должен объяснить причины проступка?

По мнению Роструда, в расчет нужно брать дни, которые по графику сменности являются для сотрудника рабочими. Другими словами, он должен дать ответ в течение двух смен после того, как у него запросили объяснение.

Может ли работник совмещать не вакантную должность?

При совмещении достаточно, чтобы в штатном расписании была должность, по которой сотруднику поручается дополнительная работа. При этом неважно, вакантная она или нет.

Можно ли при сокращении предлагать работнику место совместителя?

Сокращаемого сотрудника можно перевести только на никем не занятую должность. Место, на котором трудится другой работник в порядке совместительства, не считается вакантным. Значит, работодатель не может предлагать его при сокращении.

Вправе ли женщина, работающая в сельской местности, отказаться от сокращенной рабочей недели?

Такой возможности не предусмотрено. Правило о том, что работница на селе должна трудиться не более 36 часов в неделю, является обязательным.

Полагаем, и остальные работники, которым установлено сокращенное рабочее время, не могут от него отказаться.

Меняется ли районный коэффициент во время командировки?

Нет, работнику не нужно выплачивать районный коэффициент, установленный в местности, в которой проходит командировка.

К такому же выводу ранее приходил ВС РФ.  

Правительство изменило сроки утверждения госзадания для федеральных учреждений 

Государственное задание потребуется утверждать не позднее 15 рабочих дней со дня, когда на лицевом счете ГРБС будут отражены ЛБО на финансовое обеспечение выполнения госзадания в отношении:

федеральных казенных учреждений — ГРБС, в ведении которых они находятся;
федеральных бюджетных или автономных учреждений — органами, осуществляющими функции и полномочия учредителя.
Изменения вступают в силу 27 февраля. Их нужно применять начиная с госзадания на 2020 год и плановый период 2021 и 2022 годов.

До этой даты утверждать госзадание необходимо не позднее 15 рабочих дней со дня, когда ГРБС федбюджета утвердит ЛБО на госзадание.

Документ: Постановление Правительства РФ от 17.02.2020 N 161